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Europe in Strasbourg

Secrétariat

Yann PRIVAT
AGORA - Bureau A1.09V
Du lundi au vendredi
09h30 - 15h30
Tél.: 03.90.21.54.95.
amicale@coe.int

Bureau et Comité

  • Président : Denis HUBER
  • Vice-présidente : Sabrina WITTMANN
  • Trésorière : Catherine GUERRERO
  • Secrétaire exécutive : Renée MORITZ
  • Membres élus : Keltoum BELAID, Anne GAREL, Janis SYMONS
Offres Avantages

Règlement

Généralités
1. Les agents du Conseil de l’Europe ou des représentations permanentes peuvent demander à exposer leurs oeuvres ou parrainer des artistes venus de l’extérieur.
2. Les espaces d’exposition du Club des Arts de l’Amicale du Personnel comprennent les couloirs à proximité du Centre de contrôle, où deux ou trois expositions peuvent avoir lieu simultanément, les vitrines qui se trouvent à la cafétéria, et le long mur (26,5 m)au Niveau 0 à l'Agora. L’ensemble constitue ce qu’on peut appeler les «Galeries d'Art». du Conseil de l'Europe.
3. Le Conseil de l’Europe n’est pas ouvert au public. L’accès aux expositions se fait au moyen de badges délivrés directement par les services de sécurité aux personnes concernées. De ce fait, il est déconseillé de faire de la publicité en dehors du Conseil.
4. Les œuvres proposées sont soumises à une procédure de sélection. La décision du Comité de sélection du Club des Arts est sans appel. Le Comité de sélection est composé de 5 membres + le Président du Club des Arts, et est défini chaque année au moment de l'Assemblée Générale.

Procédure de sélection

Les dossier des artistes sont enregistrés sur le site internet du Club des Arts au mois de mai pour l'année suivante. Le parrainage est limité à deux artistes par an. Les artistes qui ont  exposé ne peuvent plus exposer pendant les deux années suivantes.

Différentes étapes du processus de sélection :

1. Une annonce est publiée sur l'Intranet du Conseil de l'Europe invitant les artistes et leur parrain/marraine à enregistrer une candidature en ligne sur le site du Club des Arts ; cette enregistrement pourra se faire sur une période de 4 semaines.

2. Le parrain enregistre la fiche de l'artiste et le parrain et l'artiste reçoivent par mail une confirmation avec indentifiants et un mot de passe. Le parrain et/ou l'artiste retournent sur la fiche de l'artiste et la complètent avec les éléments demandés.

3. A l'issue du délai indiqué par le Club des Arts, celui-ci valide les enregistrements complets. Un message est envoyé automatiquement pour informer le parrain et l'artiste que le dossier est "Pré-validé en vue du vote".

4. Une annonce est publiée sur le site Intranet du Conseil de l'Europe invitant le personnel du Conseil de l'Europe et des Représentations Permanentes ainsi que les membres externes du Club des Arts à soumettre leur vote en ligne, sur un formulaire prévu à cet effet. La possibilité de vote sera ouverte sur une période d'une semaine.

5. Les résultats feront l'objet d'une évaluation par le jury du Club des Arts, qui validera les dossiers retenus.

6. Les artistes et parrains seront informés en conséquence par message automatique, et les candidats retenus seront invités à compléter leur dossier en ligne (souhaits de dates et de lieux).

7. Une équipe du Club des Arts se réunira courant septembre pour établir un calendrier pour l'année suivante avec répartition selon les espaces et périodes d'exposition.

8. Les artistes et parrains sont invités à accepter les dates et lieux proposés et un calendrier final est établi après cette étape. Ce calendrier sera publié sur le site du Club des Arts avant fin octobre.

 

Responsabilités des intervenants : Artistes, parrain/marraine, coordinateurs

L'artiste

1. Les artistes venus de l'extérieur doivent être parrainés par un agent du Conseil de l'Europe ou d'une représentation permanente ; le parrain/la marraine sera responsable de tout contact avec le Club des Arts.

2. Une fois le dossier de l'artiste retenu et les dates et le lieu d'exposition fixés, il sera demandé à l'artiste de signer une décharge dégageant le Conseil de l'Europe et le Club des Arts de toute responsabilité en cas de perte ou de dommage (Formulaire D). Cette décharge est à renvoyer signée au Club des Arts, avec les droits de participation correspondant à l'espace d'exposition.

3. Les droits de participation sont forfaitaires et représentent un montant de 90 euros par espace d’exposition dans la Galerie des Arts, 60 euros pour les expositions à l’Agora et de 50 euros pour les vitrines, payables par chèque à l’ordre du Club des Arts ou par virement bancaire. Le produit des ventes revient intégralement à l’artiste.

4. A ce stade du processus, un coordinateur/une coordinatrice sera désigné(e) par le Club des Arts pour fournir des renseignements sur toute question relative à l’organisation de l’exposition.

5. Une réunion jointe des co-exposants et des parrains/marraines et coordinateurs/coordinatrices sera organisée au plus tard 1 mois avant le début de chaque exposition.

6. Toutes les oeuvres doivent être convenablement présentées et prêtes à être exposées. Les oeuvres pesant plus de 10 kg par mètre courant ne peuvent être suspendues aux tringles de la Galerie des Arts du Palais, mais doivent être placées sur des supports.

7. L’artiste ainsi que toute personne qui l’aide pour l’exposition doivent respecter les consignes de sécurité du Conseil de l’Europe en ce qui concerne les badges d’identité et l’accès. Le coordinateur du Club des Arts renseignera sur les conditions en vigueur. L’accès des personnes extérieures au Conseil est interdit le week-end et en-dehors des heures de bureau (de 8 à 20 heures).

8. L’artiste est responsable du montage et du démontage de l’exposition et doit convenir du moment (de préférence le lundi, premier jour, et le vendredi, dernier jour de l’exposition) avec le parrain/la marraine et le coordinateur/la coordinatrice. Le Club des Arts fournit fils et crochets pour les tableaux et peut également fournir quelques socles pour les sculptures. Ce matériel doit être remis dans son coffret/dans le local d’origine à la fin de l’exposition.

9. L’artiste ne doit pas endommager (ne pas couper les fils, etc.) ni emporter le matériel fourni. Il est formellement interdit de fixer les oeuvres directement sur les murs avec des clous, d’apposer sur les murs des pastilles, etc.

10. L’artiste établit une liste des oeuvres. L’en-tête du Club des Arts ne doit pas figurer sur l’éventuelle liste de prix, qui ne peut mentionner que le parrain/la marraine et l’artiste.

11. L’e dossier de l'artiste en ligne sur le site du Club des Arts comporte quelques éléments biographiques ainsi qu’une information sur son travail accompagnée de photos illustrant son oeuvre (format jpeg),ainsi qu'éventuellement un lien vers son site internet ou une galerie de photos.

12. En cas de désistement, l’artiste prévient le coordinateur/la coordinatrice au moins deux mois à l’avance, afin qu'un  artiste en liste d'attente puisse être contacté pour exposer aux dates définies. A défaut, les droits de participation ne seront pas remboursés.

Le parrain/la marraine

1. Tout artiste externe doit être parrainé par un agent du Conseil de l’Europe ou d’une représentation permanente qui dispose d’un accès autorisé au Conseil. Le parrain/la marraine s’occupe de tous les contacts avec le Club de Arts.

2. Le parrain/la marraine enregistre son artiste sur le site internet du Club des Arts et assiste son artiste dans les différentes étapes qui suivent (voir chapitre précédent : Procédure de sélection) ; sa responsabilité est engagée jusqu'au démontage de l'exposition de son artiste si celui-ci est retenu.

3. Si l’artiste est retenu, son parrain/sa marraine est informé(e) de l’identité du coordinateur/de la coordinatrice chargé(e) de suivre son exposition.

4. Une réunion jointe des co-exposants et des parrains/marraines et coordinateurs/coordinatrices sera organisée au plus tard 1 mois avant le début de l’exposition.

5. Le parrain/la marraine doit signer avec l’artiste le formulaire d’Acception, le formulaire de Décharge de responsabilité ainsi que le formulaire de Coordination (voir formulaires en annexe).

6. Il appartient au parrain/à la marraine de demander au coordinateur un badge donnant accès au bâtiment pendant toute la durée de l’exposition pour l’artiste (dénommé « badge flottant » par le service d’accueil), ainsi que pour toute personne l’aidant à la monter et démonter. Les demandes doivent être faites au moins une semaine avant le début de l’exposition. En même temps, le parrain/la marraine doit vérifier que figurent dans le dossier de l'artiste les informations concernant le type de véhicule et le numéro de la plaque d’immatriculation permettant d'accéder à la cour intérieure du Conseil de l'Europe. Pour les expositions au Palais, le(s) badges flottant(s) sont à retirer à l’accueil allée Spach (PC Ouest), à l’arrière du bâtiment.

7. Lors du montage et du démontage de l’exposition, le parrain/la marraine doit être présent(e) à l’arrivée de l’artiste. Il/elle doit également rester disponible pendant toute la durée de l’exposition.

8. Le parrain/la marraine doit signaler au coordinateur/à la coordinatrice un agent du Conseil/d’une Représentation Permanente qui le/la remplacera lors de toute absence (mission, etc.).

9. Le parrain/la marraine doit veiller à ce que la biographie de l’artiste et des catalogues/listes de prix soient toujours disponibles sur l’aire d’exposition.

10. C’est également au parrain/à la marraine qu’il appartient de restituer les fils, crochets, etc., en bon état, aux responsables du Club des Arts avant 9h00 le lundi qui suit la fin de l’exposition, et de ranger les socles.

11. Le parrain/la marraine et l’artiste peuvent organiser un vernissage. L’aire d’exposition n’étant pas ouverte au public, il faut respecter les règles de sécurité du Conseil de l’Europe (voir les règles s’appliquant aux vernissages). Le parrain/la marraine est personnellement responsable de la transmission de la liste d’invités et du bon déroulement du vernissage. La liste d’invités doit parvenir au coordinateur sous format Excel (une colonne pour le nom, une collone pour le prénom, le tout sans accent) au plus tard une semaine avant l’exposition.

12. Toujours pour des raisons de sécurité, les visiteurs externes n’ont normalement pas accès aux expositions en dehors des vernissages. Tout visiteur admis à un autre moment doit obligatoirement être accompagné par le parrain/la marraine ou un agent qu’il/elle désigne à cette fin.

NB : Voir également la « Note aux sponsors » figurant au dos de la feuille de coordination (Formulaire C),

Le coodinateur

1. Le travail du coordinateur d’une exposition consiste à veiller à ce que l’exposition se passe à la satisfaction de l’ensemble des acteurs concernés.

2. Le coordinateur devra prendre contact avec le parrain ou la marraine afin d’organiser au plus tard 1 mois avant l’exposition une réunion conjointement avec les autres parrains/marraines et coordinateurs / coordinatrices afin de les informer du déroulement des expositions et des procédures à suivre ; les artistes sont également bienvenus à cette réunion préalable.

3. Lors de cette réunion, il sera défini une date commune pour un vernissage (éventuellement finissage) et la feuille récapitulative Coordination / vernissage sera complétée (Formulaire C).

4. Lors de cette réunion de coordination, les règles en matière d’accès aux bâtiments, d’accrochage, et d’organisation du vernissage seront précisées.

5. Le coordinateur devra adresser au Secrétariat de l’Amicale (en vue de leur transmission aux responsables de l’accueil) les noms de l’artiste et de son aide au plus tard une semaine avant le vernissage, et éventuellement les numéros de la plaque d’immatriculation de leur véhicule qui sera autorisé à entrer dans la cour intérieure pour décharger les oeuvres. Un « badge flottant » sera établi par l’accueil pour l’artiste et un badge visiteur pour son aide et devra être retiré à l’entrée Allée Spach (sur présentation d’une pièce d’identité) et remis à ce même endroit à la sortie.

6. Le coordinateur devra veiller à obtenir du parrain ou de la marraine la liste des invités sous format Excel et respectant les éléments suivants : par ordre alphabétique, une colonne pour le nom, une colonne pour le prénom et ne comportant aucun accent, et ce impérativement au plus tard 1 semaine avant la date du vernissage.

7. Le coordinateur devra veiller aux règles de montage et de démontage des expositions et au respect du matériel du Club des Arts.

8. Le coordinateur devra veiller à ce que des tables en nombre suffisant soient commandées pour le vernissage.

9. Le coordinateur devra veiller à ce que le vernissage se termine dans le respect des horaires fixés.

Les vernissages

Le parrain/la marraine et l’artiste peuvent organiser un vernissage, qui sera ouvert à des invités externes au Conseil de l'Europe. Ils doivent en informer le coordinateur/la coordinatrice au début de l’organisation et la date doit être confirmée le plus tôt possible (Formulaire C).

2. En principe, le vernissage a lieu au début de l’exposition, le lundi ou le mardi de 17h30 à 19h30. De préférence, l’organisation des vernissages est assurée en commun par les co-exposants au Palais.

3. Pour des raisons pratiques et de sécurité, le nombre total  d’invités extérieurs est limité à 200 (50 par artistes lorsqu’il y a 4 exposants) qui peuvent être invités à l’ensemble des vernissages (voir la note « Instructions aux artistes et aux Parrains/marraines »). Pour les invités qui sont agents du Conseil, il n’y a pas de limite.

4. En dehors des vernissages, les visiteurs externes n’ont, en principe, pas accès aux expositions. Tout visiteur admis à un autre moment doit obligatoirement être accompagné par le parrain/la marraine ou par un agent désigné à cette fin.

5. La liste alphabétique complète des invités extérieures (noms et prénoms) pour le vernissage devra être préparée par le parrain/la marraine (ou l'artiste) sur un formulaire électronique Excel et transmise à l'Amicale une semaine avant le vernissage. Seules les personnes sur cette liste recevront un badge (sur présentation de leur papier d’identité) qui leur donnera accès au bâtiment du Conseil de l'Europe.

6. Les invitations doivent porter le logo du Club des Arts ainsi que la mention suivante : « Ce carton d’invitation est strictement personnel et n’est pas un droit d’accès. Merci de confirmer votre présence au parrain/la marraine de l’artiste au plus tard 10 jours avant l’exposition, faute de quoi l’accès au bâtiment ne pourra vous être autorisé. Veuillez vous munir d’une pièce d’identité qui sera exigée à l’entrée du Conseil de l’Europe».

7. Le coordinateur/la coordinatrice fera le nécessaire pour que deux ou trois tables soient mises à disposition. Les assiettes, verres, gobelets, fleurs, nappes, boissons, canapés, sacs poubelle etc. sont fournis par le parrain/la marraine et/ou l’artiste, qui pourra éventuellement faire appel au service restauration du Conseil.

8. Il est d’usage d’inviter les membres du Comité du Club des Arts et un représentant de l’Amicale du Personnel aux vernissages. Le coordinateur/la coordinatrice fournira toute indication utile à ce propos.

9. A la fin du vernissage (19h30 au plus tard), les lieux doivent être entièrement débarrassés. Les visiteurs doivent quitter les lieux avant la fermeture à 20h.

10. Le parrain/la marraine restera jusqu’à la fin du vernissage pour s’assurer que tous les invités ont quitté le bâtiment.

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