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Europe in Strasbourg

Bureau et Comité

  • Président: Denis HUBER
  • Co-présidente: Nathalie VERNEAU
  • Vice-présidente : Sabrina WITTMANN
  • Trésorière : Catherine GUERRERO
  • Secrétaire exécutive : Renée MORITZ
  • Membres élus : Keltoum BELAID, Anne GAREL, Janis SYMONS

Secrétariat

AGORA - Bureau A1.09V

Horaires: 9h - 15h

Tél.: 03.90.21.54.95

amicale@coe.int

 

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Culture Club des arts

Règlement des expositions

(Mars 2017)                                                                                                        

                 Règlement des expositions

Généralités

1. Les agents du Conseil de l’Europe ou des représentations permanentes peuvent demander à exposer leurs œuvres ou parrainer des artistes venus de l’extérieur.

2. Les espaces d’exposition du Club des Arts de l’Amicale du Personnel comprennent les couloirs à proximité du Centre de contrôle, où deux ou trois expositions peuvent avoir lieu simultanément, les vitrines qui se trouvent à la cafétéria, et le long mur (26,5 m) au Niveau 0 à l'Agora. L’ensemble constitue ce qu’on peut appeler les «Galeries d'Art du Conseil de l'Europe ».

3. Le Conseil de l’Europe n’est pas ouvert au public. L’accès aux expositions se fait au moyen de badges délivrés directement par les services de sécurité aux personnes concernées. De ce fait, il est déconseillé de faire de la publicité en dehors du Conseil.

4. Les œuvres proposées sont soumises à une procédure de sélection. La décision du Comité de sélection du Club des Arts est sans appel. Le Comité de sélection est composé de 5 membres + le Président du Club des Arts, et est défini chaque année au moment de l'Assemblée Générale.

Procédure de sélection

1. L’artiste et son parrain/sa marraine doivent enregistrer un dossier sur le site internet du Club des Arts au mois de mai pour une exposition au cours de l'année suivante. Le parrainage est limité à deux artistes par an. Les artistes qui ont  exposé ne peuvent plus exposer pendant les deux années suivantes. Les dossiers des artistes mis en liste d’attente peuvent à nouveau être soumis à la sélection pour l’année suivante.

2. Les agents du Conseil de l’Europe sont invités à voter en ligne pour les dossiers des artistes sur une période de temps (une semaine environ) par une annonce publiée sur le portail internet du Conseil de l’Europe. Ce vote est indicatif et deviendra définitif après validation par un jury composé de 5 membres du Club des Arts.

3. Au cours de l’été, le comité du Club des Arts finalise la sélection des artistes/parrains et établit également une liste de réserve (liste d’attente).

4. Le calendrier de l’année suivante est annoncé à l’automne.

Les artistes

1. Les artistes venus de l'extérieur doivent être parrainés par un agent du Conseil de l'Europe ou d'une représentation permanente ; le parrain/la marraine sera responsable de tout contact avec le Club des Arts.

2. Les candidatures se font par l’intermédiaire du site du Club des Arts. L’artiste et son parrain/sa marraine enregistrent un dossier de candidature en ligne en créant un compte avec mot de passe. Ils donnent un titre à l’exposition proposée, présentent l’artiste en incluant quelques éléments biographiques et en donnant des informations sur son travail, téléchargent quatre photographies (format jpeg) représentatives de son travail récent et fournissent un lien vers son site web ou une galerie de photos de ses œuvres.

3. Une fois le dossier de l'artiste retenu et les dates et le lieu d'exposition fixés, il sera demandé à l'artiste d'accepter (en cochant une case sur son espace personnel) une décharge de responsabilité dégageant le Conseil de l'Europe et le Club des Arts de toute responsabilité en cas de perte ou de dommage.

4. Les droits de participation sont forfaitaires et représentent un montant de 90 euros par espace d’exposition dans la Galerie des Arts, 60 euros pour les expositions à l’Agora et de 50 euros pour les vitrines. En cas d'espace partagé, les frais seront réduits en conséquence. Les droits de participation correspondant à l'espace d'exposition sont à faire parvenir au trésorier du Club des Arts soit par virement, soit par chèque. Les précisions à ce sujet figurent également sur l'espace personnel de l'artiste. Les produits éventuels résultant de la vente des œuvres d’art vont entièrement à l’artiste.

5. A ce stade du processus, un coordinateur/une coordinatrice sera désigné(e) par le Club des Arts pour fournir des renseignements sur toute question relative à l’organisation de l’exposition. Son contact sera indiqué  sur l'espace personnel de l'artiste. Le parrain de l’artiste devrait constituer le premier interlocuteur de l’artiste, il est le lien entre l’artiste et le Club des Arts.

6. Une réunion jointe des co-exposants et des parrains/marraines et coordinateurs/coordinatrices exposant pendant la même période sera organisée au plus tard 1 mois avant le début de chaque exposition.

7. Toutes les œuvres doivent être convenablement présentées et prêtes à être exposées. Les œuvres pesant plus de 10 kg par mètre courant ne peuvent être suspendues aux tringles de la Galerie des Arts du Palais, mais doivent être placées sur des supports.

8. L’artiste ainsi que toute personne qui l’aide pour l’exposition doit respecter les consignes de sécurité du Conseil de l’Europe en ce qui concerne les badges d’identité et l’accès. Le coordinateur du Club des Arts renseignera sur les conditions en vigueur. L’accès des personnes extérieures au Conseil est interdit le week-end et en-dehors des heures de bureau (de 8 à 20 heures).

9. L’artiste est responsable du montage et du démontage de l’exposition et doit convenir du moment (de préférence le lundi, premier jour, et le vendredi, dernier jour de l’exposition) avec le parrain/la marraine et le coordinateur/la coordinatrice. Le Club des Arts fournit fils et crochets pour les tableaux et peut également fournir quelques socles pour les sculptures. Ce matériel doit être remis dans son coffret/dans le local d’origine à la fin de l’exposition.

10. L’artiste ne doit pas endommager (ne pas couper les fils, etc.) ni emporter le matériel fourni. Il est formellement interdit de fixer les œuvres directement sur les murs avec des clous, d’apposer sur les murs des pastilles, etc.

11. L’artiste établit une liste des œuvres. L’en-tête du Club des Arts ne doit pas figurer sur l’éventuelle liste de prix, qui ne peut mentionner que le parrain/la marraine et l’artiste.

12. Quelques éléments biographiques ainsi qu’une information sur le travail de l’artiste, peuvent être mis à la disposition des visiteurs dans l’espace d’exposition.

 13. En cas de désistement, l’artiste prévient le coordinateur/la coordinatrice au moins deux mois à l’avance, afin qu'un  artiste en liste d'attente puisse être contacté pour exposer aux dates définies. A défaut, les droits de participation ne seront pas remboursés.

14. L'artiste téléchargera son invitation sur son espace personnel, ce qui permettra à ses invités de s'inscrire en ligne au vernissage.

Les parrains / marraines

1. Tout artiste externe doit être parrainé par un agent du Conseil de l’Europe ou d’une représentation permanente qui dispose d’un accès autorisé au Conseil. Le parrain/la marraine s’occupe de tous les contacts avec le Club de Arts.

2. Le parrain/la marraine enregistre son artiste sur le site internet du Club des Arts et assiste son artiste dans les différentes étapes du processus de sélection, pour le montage/démontage de l'exposition et pour le vernissage ; sa responsabilité est engagée jusqu'au démontage de l'exposition de son artiste si celui-ci est retenu. Il/elle est l'interface entre l'artiste et le Club des Arts.

3. Le dossier de l’artiste passe par un processus de sélection (voir ci-dessus). Si le dossier de l’artiste est retenu, son parrain/sa marraine sera informé(e) de l’identité du coordinateur/de la coordinatrice chargé(e) de suivre son exposition sur l’espace d’enregistrement de l’artiste.

4. Une réunion jointe des co-exposants et des parrains/marraines et coordinateurs/coordinatrices sera organisée au plus tard 1 mois avant le début de l’exposition.

5. Le parrain/la marraine doit être disponible pour accueillir l’artiste lorsqu’il arrive avec ses œuvres pour mettre en place son exposition et au démontage de celle-ci, et doit être disponible en cas de besoin tout au long de l’exposition.

6. En cas d’absence (mission, vacances), le parrain/la marraine doivent fournir au coordinateur le nom d’un/une collègue qui pourra le remplacer.

7. Le parrain/la marraine doit veiller à ce que des copies de la biographie de l’artiste, de sa liste de prix, etc, soit disponibles dans l’espace d’exposition.

8. C’est également au parrain/à la marraine qu’il appartient de restituer les fils, crochets, etc., en bon état, aux responsables du Club des Arts avant 9h00 le lundi qui suit la fin de l’exposition, et de ranger les socles.

9. Le parrain/la marraine et l’artiste peuvent organiser un vernissage. L’aire d’exposition n’étant pas ouverte au public, il y a lieu de respecter les règles de sécurité du Conseil de l’Europe (voir les règles s’appliquant aux vernissages). Le parrain/la marraine est personnellement responsable de la transmission de la liste d’invités et du bon déroulement du vernissage. La liste d’invités doit parvenir à Yann Privat (amicale@coe.int) et au coordinateur sous format Excel (une colonne pour le nom, une colonne pour le prénom, le tout sans accent) au plus tard une semaine avant l’exposition. Il devra s’assurer que le vernissage se déroule le mieux possible et devra veiller à ce que tous les invités aient quitté le bâtiment à 20h00 dernière limite.

10. Toujours pour des raisons de sécurité, les visiteurs externes n’ont normalement pas accès aux expositions en dehors des vernissages. Tout visiteur admis à un autre moment doit obligatoirement être accompagné par le parrain/la marraine ou un agent qu’il/elle désigne à cette fin.

NB : Voir également la « Note aux sponsors » figurant en annexe.

Le coodinateur

1. Le travail du coordinateur d’une exposition consiste à veiller à ce que l’exposition se passe au mieux pour l’ensemble des acteurs concernés.

2. Le coordinateur devra prendre contact avec le parrain ou la marraine afin d’organiser au plus tard 1 mois avant l’exposition une réunion conjointement avec les autres parrains/marraines et coordinateurs / coordinatrices afin de les informer du déroulement des expositions et des procédures à suivre ; les artistes sont également bienvenus à cette réunion préalable.

3. Lors de cette réunion, sera définie une date commune pour un vernissage (éventuellement finissage). Le coordinateur demandera au parrain/ à la marraine de compléter cette date sur l’espace de l’artiste en ligne, et y enregistrera également le carton d’invitation au vernissage dès que celui-ci sera prêt.

4. A cette réunion également seront fournies toutes informations utiles pour l'exposition et le vernissage : règles en matière d’accès aux bâtiments, d’accrochage, et organisation pratique du vernissage.

5. Le coordinateur devra également demander au parrain/ à la marraine de compléter en ligne sur l'espace de l'artiste  toutes les informations utiles pour le vernissage,  notamment les noms du/des accompagnateur(s) de l’artiste, le numéro de la plaque d'immatriculation de son véhicule, etc. au plus tard une semaine avant le vernissage, afin que les services d'accueil puissent établir un «badge flottant » pour l’artiste et un badge visiteur pour son/ses accompagnateur(s) ; ce badge flottant devra être retiré à l’entrée (Allée Spach, pour les expositions au Palais, Quai Jacoutot, pour les expositions à l’Agora) et seront remis sur présentation d’une pièce d’identité ; ils devront être restitués à ce même endroit à la sortie du bâtiment.

6. Le coordinateur devra veiller à obtenir du parrain ou de la marraine la liste des invités sous format Excel et respectant les éléments suivants : par ordre alphabétique, une colonne pour le nom, une colonne pour le prénom et ne comportant aucun accent, et ce impérativement au plus tard 1 semaine avant la date du vernissage.

7. Le coordinateur devra veiller aux règles de montage et de démontage des expositions et au respect du matériel du Club des Arts.

8. Le coordinateur devra veiller à ce que le vernissage se termine dans le respect des horaires fixés (19h30) et s’assurer que l’ensemble des invités aient quitté le bâtiment à l’heure de fermeture des portes (20h00)  (et des grilles pour l’Agora).

Les vernissages

Le parrain/la marraine et l’artiste peuvent organiser un vernissage, qui sera ouvert à des invités externes au Conseil de l'Europe. Ils doivent en informer le coordinateur/la coordinatrice au début de l’organisation et la date doit être confirmée le plus tôt possible et complétée dans l'espace d'enregistrement électronique de l'artiste.

2. En principe, le vernissage a lieu au début de l’exposition, le lundi ou le mardi de 17h30 à 19h30. De préférence, l’organisation des vernissages est assurée en commun par les co-exposants au Palais.

3. Pour des raisons pratiques et de sécurité, le nombre total  d’invités extérieurs est limité à 200 (50 par artistes lorsqu’il y a 4 exposants) qui peuvent être invités à l’ensemble des vernissages (voir la note « Instructions aux artistes et aux Parrains/marraines »). Pour les invités qui sont agents du Conseil, il n’y a pas de limite.

4. En dehors des vernissages, les visiteurs externes n’ont, en principe, pas accès aux expositions. Tout visiteur admis à un autre moment doit obligatoirement être accompagné par le parrain/la marraine ou par un agent désigné à cette fin.

5. La liste alphabétique complète des invités extérieures (noms et prénoms) pour le vernissage devra être préparée par le parrain/la marraine (ou l'artiste) sur un formulaire Excel et transmise au responsable de l'Amicale à l'adresse mail suivante : amicale@coe.int ainsi qu'au coordinateur une semaine avant le vernissage. Seules les personnes sur cette liste recevront un badge (sur présentation de leur papier d’identité) qui leur donnera accès au bâtiment du Conseil de l'Europe.

6. Les invitations doivent porter le logo du Club des Arts ainsi que la mention suivante : « Ce carton d’invitation est strictement personnel et n’est pas un droit d’accès. Merci de confirmer votre présence au parrain/la marraine de l’artiste au plus tard 10 jours avant l’exposition; à défaut, l’accès au bâtiment ne pourra vous être autorisé. Veuillez vous munir d’une pièce d’identité qui sera exigée à l’entrée du Conseil de l’Europe».

7. Le coordinateur/la coordinatrice fera le nécessaire pour que deux ou trois tables soient mises à disposition. Les assiettes, verres, gobelets, fleurs, nappes, boissons, canapés, sacs poubelle etc. sont fournis par le parrain/la marraine et/ou l’artiste, qui pourra éventuellement faire appel au service restauration du Conseil.

8. Il est d’usage d’inviter les membres du Comité du Club des Arts et un représentant de l’Amicale du Personnel aux vernissages. Le coordinateur/la coordinatrice fournira toute indication utile à ce propos.

9. A la fin du vernissage (19h30 au plus tard), les lieux doivent être entièrement débarrassés. Les visiteurs doivent quitter les lieux avant la fermeture à 20h.

10. Le parrain/la marraine restera jusqu’à la fin du vernissage pour s’assurer que tous les invités ont quitté le bâtiment.