Amicale

Règlement des expositions (2023)

 

Généralités

Le Club des Arts du Conseil de l’Europe est un organe non-officiel qui fonctionne grâce à la participation active de son comité et de ses coordinateurs. Il est constitué d’agents (ou conjoints d’agents) du Conseil de l’Europe (CE) en exercice ou retraités, d’agents des Représentations Permanentes (RP) et de membres de l'Amicale du personnel du CoE, tous bénévoles, qui consacrent leur temps et leur dynamisme à l’organisation des expositions.

Les agents du CE, des RP et les membres de l'Amicale peuvent demander à exposer leurs œuvres ou parrainer des artistes au Club des Arts (CdA).

Pour être exposées, les œuvres suivent une procédure de sélection. Le Comité de sélection, constitué chaque année à l’Assemblée Générale du CdA, comprend 5 membres et le Président du CdA. La décision du Comité de sélection du CdA est sans appel.

Les espaces d’exposition du CdA comprennent, au Palais, les couloirs à proximité du Centre de contrôle et les vitrines de la cafétéria, et à l’Agora, le long mur (26,4 m) au Niveau 0. L’ensemble constitue les Galeries d’Art du Conseil de l’Europe.

L’accès aux expositions se fait au moyen de badges délivrés par les services de sécurité.

 

La procédure de sélection

Suite à l’appel aux candidatures en ligne, un(e) sponsor doit enregistrer le dossier de son artiste sur la page internet du CdA pour une exposition l’année suivante. Un sponsor ne peut parrainer que 1 ou 2 artistes par an. Les artistes qui ont exposé ne peuvent plus le faire pendant les 2 années suivantes. Les dossiers des artistes en liste d’attente peuvent à nouveau être soumis à la sélection l’année suivante.

Les agents du CE sont invités à voter en ligne pour les dossiers des artistes par une annonce publiée par le CdA sur le portail INTRANET du CE. Ce vote est indicatif et deviendra définitif après validation par le Comité de sélection.Le Comité finalise la sélection des artistes et établit une liste d’attente.

Le calendrier de l’année suivante est annoncé ensuite, avec les dates et espaces d’exposition proposés, et les coordinateurs prévus.

 

Les sponsors

Tout artiste externe doit être parrainé par un agent du CE, d’une RP ou par un membre de l'Amicale qui dispose d’un accès autorisé au CE. Il est responsable de tous les contacts avec le CdA.

Le sponsor enregistre son artiste sur le site internet du CdA et l’assiste dans le processus de sélection. Sa responsabilité est engagée pour toute la durée de l’exposition. En cas d’absence (mission, vacances, congé médical ou autre, interruption de contrat, etc.), il doit désigner un/e collègue pour le remplacer, sans qui l’exposition ne pourra pas avoir lieu.

Le sponsor est responsable de la mise à jour de la fiche de l’artiste en ligne : enregistrement, présentation, calendrier, données des accompagnants et liste des invités externes (10 jours avant le montage de l’exposition et avant le vernissage). Ces délais sont impératifs pour que le CdA respecte les consignes du service de sécurité du CE.

L’accès au CE étant strictement contrôlé, un badge est nécessaire pour toute personne externe. Le sponsor, connaissant les activités du CE et les contraintes liées à la sécurité, veille à ce que l’artiste, les accompagnants et surtout les invités au vernissage disposent de badges : les badges de l’artiste et de ses accompagnants leur donnent accès à l'exposition pour toute la durée de celle-ci.

Pour des raisons de règles d’accès et de sécurité propres au CE, les visiteurs externes n’ont pas accès aux expositions en dehors des vernissages. Tout visiteur admis à un autre moment doit être accompagné par le sponsor ou son remplaçant.

Le sponsor doit restituer le matériel, en bon état, au CdA à la fin de l’exposition.

 

Les artistes

Les artistes externes au CE doivent être parrainés par un agent du CE, d’une RP ou par un membre de l'Amicale, qui sera responsable de tout contact avec le CdA.

L’artiste et son sponsor enregistrent un dossier de candidature sur le site du CdA en créant un compte avec mot de passe. Ils donnent un titre à l’exposition, présentent l’artiste avec quelques éléments biographiques et des informations sur son travail, téléchargent 4 photos (format .jpeg) représentatives de son travail récent et indiquent son site Internet. Lorsque la candidature est retenue et les dates et lieu d’exposition fixés, il est demandé à l’artiste d’accepter une décharge de responsabilité dégageant le CE et le CdA de toute responsabilité en cas de perte ou de dommage.

Les droits de participation, forfaitaires, s’élèvent à 50 euros par espace d’exposition. En cas d’espace partagé, les frais sont réduits en conséquence. Cette somme est transmise au CdA par virement ou chèque. Les produits résultant de la vente des œuvres vont entièrement à l’artiste.

En cas de désistement, l’artiste doit en avertir le coordinateur au moins 2 mois à l’avance, afin que le CdA puisse contacter un artiste en liste d’attente pour le remplacer. À défaut, les droits de participation ne seront pas remboursés.

L’artiste et toute personne l’aidant pour l’exposition doivent respecter les consignes de sécurité du CE, notamment pour l’accès aux bâtiments. Un coordinateur est désigné par le CdA pour accompagner le sponsor et l’artiste dans l’organisation de l’exposition.

L’artiste et son sponsor sont responsables du montage/démontage de l’exposition et doivent convenir de ces dates avec le coordinateur (idéalement le premier lundi et le dernier vendredi de l’exposition). Le transport, la livraison et la réception des œuvres d'art à Strasbourg sont entièrement sous la responsabilité et à la charge de l’artiste et/ou de son sponsor, le Club ne disposant pas de personnel de manutention, ni de service de réception ni d’espace de stockage dans les bâtiments de l’Organisation. Les artistes étrangers pourraient trouver conseil adéquat auprès de l’Ambassade ou de la Représentation Permanente de leur pays en France au sujet des formalités douanières liées au transport des œuvres d’art. L’accès aux bâtiments du CE des personnes externes au CE est interdit le week-end, les jours fériés et en-dehors des heures de bureau (8h00-19h00).

Toutes les œuvres doivent être prêtes à être accrochées ou à être exposées. Il est formellement interdit de clouer les œuvres directement aux murs et d’apposer des étiquettes ou des pastilles sur les murs. Le CdA fournit l’espace d’exposition où fils et crochets sont disponibles sur les murs pour les tableaux et socles sont disponibles pour les sculptures. Les œuvres pesant plus de 10 kg/m ne peuvent pas être suspendues aux tringles, mais placées sur des supports. Ce matériel ne doit pas être endommagé (ne pas nouer ni couper les fils) ni emporté. Il est remis au coordinateur à la fin de l’exposition, qui en contrôle le bon état.

L’artiste fournit une biographie et des informations sur son travail, ainsi qu’une liste des œuvres exposées, qui seront mis à disposition dans la galerie. L’éventuelle liste de prix ne doit pas comporter l’en-tête du CdA et ne peut mentionner que l’artiste et le sponsor.

L’artiste peut organiser un vernissage, avec l’aide du sponsor.

 

Les vernissages

L’artiste et son sponsor peuvent organiser un vernissage ouvert à des invités externes au CE. L’aire d’exposition n’étant pas normalement accessible au public, il est impératif de respecter les règles de sécurité du CE.

En principe, le vernissage a lieu au début de l’exposition, le lundi ou le mardi de 17h à 19h. Les co-exposants au Palais organisent, si possible, leur vernissage en commun.

La date du vernissage est retenue lors de la réunion préparatoire et indiquée dans l’espace en ligne de chaque artiste. L’artiste ou le sponsor y téléchargeront l’invitation, ce qui permettra aux invités externes de s’inscrire. L’invitation doit porter le logo du CdA, ainsi que la mention suivante :

Cette invitation est strictement personnelle et n’est pas un droit d’accès. Merci de confirmer votre présence au plus tard le ... [10 jours avant le vernissage] à ... [e-mail ou n^o de téléphone] ; à défaut, l’accès au bâtiment ne pourra vous être autorisé. Le jour du vernissage, veuillez vous munir d’une pièce d’identité valide, laquelle sera exigée à l’entrée du bâtiment susmentionné du Conseil de l’Europe.

Pour des raisons pratiques et de sécurité, le nombre d’invités externes est limité à 200 personnes (50 invités/artiste lorsqu’il y a 4 co-exposants). Pour les invités membres de l'Organisation, il n’y a pas de limite de nombre. Il est d’usage que le sponsor invite au vernissage les membres du CdA et de l’Amicale du Personnel.

La liste des invités externes doit parvenir au coordinateur 10 jours avant la date du vernissage. Seules les personnes de cette liste recevront un badge d’accès au bâtiment du CE (sur présentation de pièce d’identité valide). Ces badges seront délivrés aux entrées principales : Palais (pour les expositions au Palais) ou Agora (pour les expositions à l’Agora).

Le soir du vernissage, le sponsor doit fournir à l’Accueil un numéro de téléphone portable pour être joint en cas de besoin lors de l’arrivée des invités.

Le coordinateur s’assure que 2 ou 3 tables sont disponibles pour un buffet. Assiettes, verres, fleurs, nappes, boissons, amuse-bouche, sacs poubelle etc. sont fournis par le sponsor et/ou l’artiste, qui peuvent éventuellement faire appel au service restauration du CE.

À la fin du vernissage, les lieux doivent être entièrement débarrassés. Les entrées principales fermant à 19h00, aucun invité externe ne peut accéder après cette heure et la sortie après cette heure se fait à l’arrière des bâtiments.

 

Les coordinateurs

Le travail du coordinateur consiste à veiller à ce que l’exposition se passe au mieux pour l’ensemble des acteurs concernés. En tant que représentant du CdA auprès du sponsor, le coordinateur lui rappelle les formalités et l'aide à la tenue de l’exposition.

Le coordinateur organise une réunion préparatoire au plus tard 1 mois avant l’exposition avec les sponsors des co-exposants pour les informer des règles concernant l’accès aux bâtiments, les expositions et l’organisation d’un vernissage. Les artistes sont bienvenus à cette réunion.

Cette réunion permet d’établir le calendrier de l’exposition : dates du montage, du démontage et du vernissage. Le sponsor indique ces dates sur la fiche en ligne de son artiste, ainsi que les autres données indispensables au CdA pour les formalités d’accès au bâtiment : accompagnants de l’artiste au montage/démontage, numéros d'immatriculation de véhicules de transport des oeuvres, invitation au vernissage et liste des invités externes.

Le coordinateur veille au respect des règles et des horaires fixés et du bon déroulement de l’exposition en général.